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中小の内装会社必見!業務を効率化させるWebサービスまとめ

プライベートではスマートフォンを持ち毎日インターネットに触れているものの、仕事となるとどうしても新しいツールに手を出せなく、昔からのやり方を踏襲している会社は多いのではないでしょうか。しかし仕事で利用できるWebサービスには非常に便利で業務効率化を可能にするツールが多くあります。そこで今回はそういった最新のサービスを紹介させていただきます。

スマホとパソコンを操作する女性

IT化の必要な建築業界

東日本大震災の復興需要や2020年の東京オリンピックに向けて需要が高まる建築業界ですが、今後人材不足が進んでいくと言われています。今後に向けて建築業界への従事者を増やしその安定性を図ることが求められているのです。

その一方で現在建築業界に従事している人たちは、限りあるリソースを最大限に活用するために、現在の業務をいかに効率化するかが非常に重要であり、そのためにはITの力が欠かせません。そこで今回は特に中小の内装会社が取り入れるべきWebサービスを目的別にわけて紹介していきます。

※サービス内容や料金形態は変更されている場合がございますので、あらかじめご了承ください

資料作成

G suite

g suiteのスクリーンショット

▽公式サイト
https://gsuite.google.co.jp/

サービスの特徴

  • 資料をオンライン上で作成
  • 資料の共有が簡単
  • 同時編集可能

G suiteはGoogleの提供しているビジネス向けのサービスです。ドキュメント(文書作成)、スプレッドシート(表計算)、プレゼンテーションといった機能を利用することができます。オンライン上で作成・管理することができるので、資料の共有が簡単にでき、またチームや外部の人とも資料を同時に編集することができます。

大容量ファイルの共有

内装会社が扱うデータは非常に容量の大きなものが多くあります。しかし大容量のファイルはメールで送ることはできません。そのような際は主に以下の2つの手段を用いて相手にファイルを共有することができます。

ファイル転送

ファイル転送は多くのサービスで「無料」で「会員登録なし」で利用することができます。それぞれのサービスでウェブ上にファイルをアップロードして、相手にダウンロード用のURLを送ることでファイルをダウンロードすることができます。サービスによって鍵をつけることができたり、ダウンロード期間が限られていたりするのでそれぞれのサービスの特徴をしっかりと確認しておきましょう。

主なファイル転送サービス

  • 宅ファイル便
  • firestorage
  • GigaFile 便

オンラインストレージ

オンラインストレージサービスはWeb上にデータを貯めておけるサービスです。複数人・複数デバイスで利用することができ、個人だけではなく社内でのデータ共有に用いられることが多いです。有料と無料のものがあり、保存できるデータの容量によって価格が変動するものもあります。

またデータの共有方法も非常に簡単で、共有するファイルのリンクを相手に送れば、簡単にファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。

主なオンラインストレージサービス

  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive

社内チャット

現場や営業でオフィスにいることが少なかったり、社員同士で顔合わせることが少なかったりするとコミュニケーションコストが発生していしまいます。そんな際にスマホやパソコンで社内チャットを利用すれば、気軽に、スピーディーに情報を共有することができるのです。

ChatWork

ChatWorkのスクリーンショット

▽公式サイト
http://www.chatwork.com/ja/

サービスの特徴

  • タスク管理機能
  • 日本語対応可
  • ビデオ通話・音声通話が可能

チャット機能以外にもタスク管理機能やビデオ・音声通話など、ビジネスで必要なコミュニケーションツールが備わった「クラウド会議室」です。IT企業だけではなく、士業や不動産、医療など様々な業種の人が利用できるように設計されているのが特徴です。また日本企業のサービスなので、ヘルプページや問い合わせが充実していることも魅力の一つです。

Slack

slackのスクリーンショット

▽公式サイト
https://slack.com/

サービスの特徴

  • デザイン性・操作性の高さ
  • 連携サービスの豊富さ
  • カスタマイズのしやすさ

2013年に北米で誕生したコミュニケーションチャットアプリです。デザイン性・操作性と連携サービスの豊富さで、主にIT業界から絶大な信頼を集めています。カスタマイズをして自社に合った機能を追加することで、より便利に使いやすくすることができます。

名刺管理

現場や営業など、ビジネスのシーンでは数え切れないほどの初対面の人と出会い名刺交換を行います。しかしもらった名刺を一度名刺ホルダーに移し替えてしまうと、必要となっても見つけ出すのが困難となってしまいます。そこで名刺管理サービスを利用すれば、クラウド上で簡単に管理することができるのです。

Sansan

sansanのスクリーンショット

▽公式サイト
https://jp.sansan.com/

サービスの特徴

  • 人力でデータ化するので正確
  • 社員の名刺を全員で共有可能
  • 外部サービスの連携が充実

法人向けの名刺管理サービスです。撮影した写真を人力で入力しているため、正確に情報を読み込むことができます。社内の誰かが交換した名刺を社内で共有することができるため、社員が辞めた後の取引先のリレーション構築にも役立てることができます。個人名刺の管理サービスの「Eight」もあります。

Wantedly People

wantedly peopleのスクリーンショット

▽公式サイト
https://p.wantedly.com/

サービスの特徴

  • 同時に10枚読み込み可能
  • 人工知能を使って読み込み
  • SNSアカウントと連携

最大の特徴は10枚の名刺データをまとめて取り込むことのできるスピードと、人工知能によって文字や画像の読み込みを行っているため、使えば使うほど賢くなるアプリであることです。

クラウド会計

これまでパソコンにインストールしていた会計ソフトとの一番の違いは、データの自動読み取りをしてくれることでしょう。銀行やクレジットカードの取引を都度記入していかなくても自動で読み込んでくれ、人工知能を使って最適に仕分けをしてくれるのです。それぞれのサービスに機能面で大きな差はありませんが、操作性の特徴やサポート面での違いがあります。

クラウド会計ソフトfreee

freeeのスクリーンショット

▽公式サイト
https://www.freee.co.jp/

サービスの特徴

  • 会計に詳しくない人でも使える直感的な操作性
  • 完全自動仕分け
  • IT系の個人事業主が多く利用

freeeは既存の会計ソフトの概念にとらわれず、経理作業をなくすということを目的としています。そのため簿記や会計の知識があまりない人でも利用できるという点が一番の特徴といえます。

MFクラウド会計

MFクラウドのスクリーンショット

▽公式サイト
https://biz.moneyforward.com/

サービスの特徴

  • 従来の会計ソフトをより便利にした操作性
  • 半自動仕訳
  • メール、チャット、Q&Aサイトによる充実サポート

MFクラウド会計は従来の会計ソフトをベースに経理を効率化することを目的としています。そのため操作面がこれまでの会計ソフトに近く、簿記や会計の知識がある程度ある人に使いやすい設計になっています。また他のサービスと比較してサポートが充実しているのも魅力の一つです。

請求書作成サービス

お好きなテンプレートを選択して請求書の作成をオンライン上で可能にするサービスです。オンラインで作成できるため、出先にいても請求書を発行することができます。さらに紙での請求書にも対応しており、必要項目を記入すれば自分で投函しなくても取引先の住所まで届けてくれます。

Make Leaps

Make Leapsのスクリーンショット

▽公式サイト
https://www.makeleaps.jp

サービスの特徴

  • Evernoteと連携可能
  • 英文・外貨の書類作成可能
  • 郵送はメールポイント採用

利用プランが非常に多く用意されており、取引先の数によって主に個人事業主から中小企業まで対応するサービスが整っています。無料プラン時から英文・外貨の書類作成が利用でき、他にはないEvernoteとの連携機能がついています。郵送で請求書を送る際はメールポイントと呼ばれるポイントを最低10ポイント(1通=1ポイント)から購入しなければいけません。

Misoca

misocaのスクリーンショット

▽公式サイト
https://www.misoca.jp

サービスの特徴

  • 初期費用・月額費用無料
  • 各種会計サービスと提携
  • 郵送代行・FAX送信時に課金

有料サービスで売上をあげているため、本サービスのほとんどの機能を無料で利用することができる点が一番の魅力といえます。上述した各種会計サービスと請求データを連携することができます。

労務管理

これまで手書きで行っていた社会保険・雇用保険といった労務管理手続きをクラウド上で行うことができます。役所への申請もオンラインで行うことができるため、業務効率化・時間短縮に役立つことができます。

Smart HR

Smart HRのスクリーンショット

▽公式サイト
https://smarthr.jp/

サービスの特徴

  • 役所への申請がWebから可能
  • マイナンバー対応
  • 人事情報の一元管理

労務管理に特化したクラウドサービスです。入社時・退社時に必要な健康保険・雇用保険に関する書類をWeb上で自動で作成することができます。マイナンバーといった最新の手続きにも対応しており、利用できる手続きの数も拡大しています。

まとめ

最新のWebサービスを利用して業務の効率化を図ることができれば、内装会社は本来の業務に集中することができより生産性の高い仕事をすることができます。無料で利用できるサービスも多いので、ぜひ一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

内装会社向け

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